Sluiten
2ECO communiceert met sommige van haar klanten en leveranciers in een beschermde omgeving op deze website.
Inloggen is daarvoor noodzakelijk.

Hebt u nog geen gegevens ontvangen, neem dan onmiddelijk contact op met uw 2ECO vertegenwoordiger.
Log-in

 

Stroomlijn de kosten en blijf georganiseerd met een goede planning

Een bedrijfsverhuis is stresserend en potentieel een logistiek mijnenveld. Verwacht u eraan dat het langer zal duren dan gepland en dat de kosten hoger zullen oplopen dan initieel gebudgetteerd. Heb altijd een back-up plan voor alle mogelijke risicogevallen in de planning.

Zowel bij het bouwen van een nieuw kantoor als bij het huren van een bestaand kantoor is het van belang dat u de verschillende kostenaspecten met betrekking tot de nieuwe ruimte onderzoekt. Deze omvatten:

  • huisvestingskosten (maandelijkse huur en in de huur,
  • verrekende investeringen),
  • investeringskosten (ruimteverbetering, nieuwbouw,
  • adviseurkosten, kantoormeubilair en apparatuur),
  • bedrijfskosten (parkeerplaatsen, catering, telefoon, voorzieningen),
  • belastingen (gemeentelijke belastingen, onroerend goed belasting).

Verhuurders zijn vaak bereid speciale aanbiedingen te doen om een kantoor aantrekkelijker te maken, bijvoorbeeld door het aanbieden van een huurvrije periode of een bijdrage in de investeringskosten. Ook het vestigen binnen zogenaamde kantoorlocaties kan financieel aantrekkelijk zijn. Het is echter van belang om dit soort aanbiedingen grondig te bestuderen. Het definiëren van de verantwoordelijkheden voor het huisvestingsteam Op basis van bovenstaande overwegingen kan er worden aangevangen met het feitelijk zoeken naar nieuwe locaties, onderwijl dient er een keuze te worden gemaakt wie er zowel binnen als buiten uw bedrijf betrokken worden bij het huisvestingsproces.

Hou rekening met drie belangrijke zaken:

  1. Voordat u een thuiskantoor verhuist naar een bedrijfslocatie, overweeg de opties om aan een professionele organisator (een binnenhuisarchitect bijvoorbeeld) om de inrichting te vereenvoudigen en te reorganiseren, om naar een grotere ruimte in de woning te verhuizen of om een aantal projecten en subprojecten uit te besteden.
  2. Maak de volledige berekening van de verwachte onkosten wetende dat de vaste kosten aan de basis zeer waarschijnlijk zullen omhoog gaan bij een verhuis.
  3. Locatie, locatie, locatie, is en blijft steeds de belangrijkste factor bij het kiezen van onroerend goed, maar bedrijven moeten zeker ook een aantal factoren in overweging houden zoals parkeergelegenheid, zichtbaarheid en de nabijheid van klanten en verkooppunten.

Bij de beschouwing van het nieuwe kantoor dient de bepaling van het indicatieve budget en de opzet van een voorlopige planning te worden betrokken. Het indicatieve budget kan worden onderverdeeld in het budget voor de jaarlijks terugkerende huisvestingskosten en het budget voor de totale investeringskosten met betrekking tot de herhuisvesting.

Het budget voor de nieuwe jaarlijks terugkerende huisvestingskosten is een raming van de jaarlijkse huisvestingskosten welke over de gehele huur periode geprojecteerd dient te worden.
Het bestaat uit:

  • De basishuur inclusief gebruik van liften, parkeerplaatsen, indirekte kosten zoals verzekering, voorzieningen, belastingen, enz.
  • Voorzieningen die direkt door de huurder worden betaald
  • Onderhoud van diverse faciliteiten, zoals schoonmaak, vuilafvoer, schilderwerk, vervanging van vloerbedekking.
  • Afschrijving van de gekapitaliseerde kosten en uitgaven ontstaan door de verhuizing, zoals ruimte-verbetering, kantoormeubilair en apparatuur-uitbreiding.

Het budget voor de totale investeringskosten met betrekking tot de herhuisvesting omvat alle kosten die nodig zijn om de nieuwe ruimte te verkrijgen (te bouwen/te verbeteren) en om de nieuwe ruimte te betrekken.
Hierin zijn 4 hoofdcategoriën te onderscheiden:

  • Investeringskosten voor ruimte-verbetering, nieuw kantoormeubilair, andere inrichtingszaken, (computer)- apparatuur en speciale installaties zoals beveiligings- en telefoonsystemen.
  • Honoraria voor adviseurs, juristen, architecten, ontwerpers, ingenieurs, projectmanagers, communicatie- en automatiseringsdeskundigen, catering, enz.
  • Overige direkte kosten zoals transport, maaltijden, recepties, inboedel- en aansprakelijkheidsverzekeringen, telefoon, computer, fotografie, video, verpakkingsmaterialen en speciale beveiligings-vereisten.
  • Indirekte kosten en uitgaven voor tijdelijk personeel, juridische en boekhoudkundige funkties, inproductiviteit, personeelsoverplaatsing, training, vervanging van kantoorbenodigheden en voorraad, enz.