Een bedrijf of kantoor verhuizen moet niet alleen snel, maar vooral zorgvuldig uitgevoerd worden. Werk daarom een weloverwogen actieplan uit.
Door onze gestructureerde aanpak bent u in geen tijd terug aan het werk op uw nieuwe plek. Dat is tijd én geld gespaard.
1. Als u het budget hebt: huur een full-service bedrijfsverhuizer in
Zij hebben ervaring met de verhuis van kantoormeubilair en apparatuur. Maar ze hebben eveneens ervaring met opslag van goederen en het beheer van de dossiers. Zij doen wat nodig is om te verzekeren dat zakelijke klanten operationeel blijven.
2. Vraag gratis offertes aan
Ga online voor gratis offertes van minstens drie professionele verhuizers in de buurt. Kijk naar verhuizers die voldoende zekerheid en verzekering bieden.
Een interessante dienst:
- Verhuisoffertes.be (http://www.verhuisoffertes.be/)
Zij bieden de mogelijkheid om meerdere verhuisfirma’s te vinden en te vergelijken.
Zo kunt u het bedrijf kiezen dat het beste bij uw wensen en budget past. U kunt offertes aanvragen voor bedrijfsverhuizing, kantoorverhuizing en internationale verhuizing.
3. Werk een tijdslijn uit
Onderzoek wat er allemaal moet gebeuren. Probeer dit tot drie maanden op voorhand te doen. Werk een projectplan uit waarbij je relaties tussen alle activiteiten in kaart brengt.
Dit lijkt evident maar meestal loopt hier één en ander mis. Veel activiteiten zijn immers afhankelijk van elkaar. Bijvoorbeeld: het meubilair kan niet verhuisd worden voordat het nieuwe tapijt er ligt).
Vorm een team dat deeltaken op zich neemt. Geef werknemers met gespecialiseerde of relevante kennis specifieke taken met duidelijke deadlines.
Veel bedrijven stellen hiervoor een matrix op. Zo kan je rollen en verantwoordelijkheden toekennen aan degenen die betrokken worden in het proces. In veel gevallen moet deze matrix eerst goedgekeurd worden door de directie.
Gedurende deze fase is het ook belangrijk dat er een reglement wordt opgesteld. Hierin kan u omschrijven wat de bevoegdheden zijn van alle betrokkenen. In de meeste organisaties kan men het huisvestingsteam in twee hoofdgroepen onderscheiden: de projectgroep en de stuurgroep.
4. De organisatie van de feitelijke verhuizing:
Om een effectieve inhuizing te kunnen realiseren moet er per afdeling een verhuiscoördinator worden aangewezen. Aandachtspunten zijn:
- Het informeren van de werknemers – elke werknemer dient geïnformeerd te worden over de verhuizing, verhuisdatum, de nieuwe werkplek en de afdelingscoördinator.
- Het informeren van overige partijen – informeer ook niet-werknemers over de datum en het tijdstip van uw voorgenomen verhuizing, zoals bijvoorbeeld de verhuurder of eigenaar, leveranciers,… . Zorg ervoor dat er liften beschikbaar zijn en dat de laad- en losplaatsen toegankelijk zijn.
- Het opslaan of weggooien van materiaal – afdelingshoofden dienen aan te geven wat kan worden weggegooid en wat kan worden opgeslagen.
- Het inpakken en het stickeren – in samenwerking met uw verhuizer worden instructies opgesteld voor het personeel over de inpakwijze en het stickeren van meubilair en dozen.
- Plan voor de plaatsing van het meubilair – uw interieurontwerper of architect moet een speciale set inhuistekeningen maken waarop plaatsing- en ruimtenummers zijn aangegeven ten behoeve van het inhuizen.
5. Speciale hulp:
Het kan voorkomen dat u extra hulp nodig hebt om zaken van wanden te verwijderen, meubilair te demonteren en apparatuur af te koppelen.
6. Beveiliging:
Tijdens de verhuizing loopt uw inventaris een verhoogd risico op diefstal. Daarom is het verstandig om beveiligingsbeambten in te huren.